Jawapan bagi Pertanyaan Lisan PT075

SOALAN

Yang Berhormat Pehin Orang Kaya Johan Pahlawan Dato Seri Setia Awang Haji Adanan bin Begawan Pehin Siraja Khatib Dato Seri Setia Haji Md. Yusof

YANG BERHORMAT PEHIN ORANG KAYA JOHAN PAHLAWAN DATO SERI SETIA AWANG HAJI ADANAN BIN BEGAWAN PEHIN SIRAJA KHATIB DATO SERI SETIA HAJI MD. YUSOF meminta MENTERI DI JABATAN PERDANA MENTERI menyatakan apakah penilaian terhadap keberkesanan pemprosesan pengisian dan pelantikan jawatan Perkhidmatan Awam Bahagian II ke bawah sejak kuasa SPA dipindahkan ke Kementerian pada 2024 dari segi kecekapan, keberkesanan, integriti dan kesaksamaan?

JAWAPAN

Yang Berhormat Menteri di Jabatan Perdana Menteri

بسم الله الرحمن الرحيم السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

1. Kaola terlebih dahulu mengucapkan terima kasih kepada Yang Berhormat Pehin Orang Kaya Johan Pahlawan Dato Seri Setia Awang Haji Adanan bin Begawan Pehin Siraja Khatib Dato Seri Setia Haji Md. Yusof di atas pertanyaan mengenai penilaian terhadap keberkesanan pemprosesan pengisian dan pelantikan jawatan Perkhidmatan Awam Bahagian II ke bawah sejak kuasa SPA dipindahkan ke Kementerian pada 2024 dari segi kecekapan, keberkesanan, integriti dan kesaksamaan.

2. Pihak SPA secara berterusan memantau dan menilai kemajuan proses pelantikan dengan kerjasama rapat Urus Setia Pengambilan Kementerian (USPK) setiap Kementerian. Pemantauan dilaksanakan antaranya melalui sistem PSCR yang digunapakai oleh USPK untuk mengetahui tahap kecekapan seperti pencapaian TPOR setiap peringkat secara evidence-based.

3. Bagi menilai keberkesanan pelaksanaan peralihan ini, antara inisiatif yang telah dan sedang giat dijalankan adalah seperti berikut:

i. Kajian Keberkesanan Proses Pengambilan telah dilaksanakan pada November 2024, enam bulan selepas peralihan kuasa, bagi mengetahui cabaran dan isu serta mendapatkan maklumbalas berkaitan perlaksanaan proses pengambilan di USPK-USPK bagi mengetahui tahap perlaksanaan mereka agar penambahbaikan dan bantuan lanjut dapat diberikan. Kajian berkenaan telah dilaksanakan secara kuantitatif dan kualitatif, dengan menggunakan kaji selidik melalui kaedah questionnaire kepada ketua-ketua, pegawai-pegawai dan kakitangan USPK (kumpulan sasaran) yang seterusnya diikuti dengan sesi temu duga kumpulan fokus bersama USPK pada 28 dan 30 November 2024. Kajian ini melibatkan soal selidik dan temu duga kumpulan fokus untuk mengenal pasti cabaran serta prestasi pelaksanaan oleh USPK. Hasil dapatan kajian selidik tersebut telah membolehkan pejabat SPA untuk memperkenalkan langkah-langkah mitigasi bagi menambahbaik dan meningkatkan lagi keberkesanan proses berkenaan, termasuklah inisiatif pengenalan Smart Screening dan Smart Masterlist.

ii. Pejabat SPA juga melaksanakan sesi lawatan secara berterusan (roving) untuk membimbing, memberi sokongan dan meningkatkan kefahaman USPK dan capacity building dalam memproses pengisian jawatan kosong dan juga melalui pengukuhan mekanisme jaminan kawalan kualiti (quality control) terhadap proses-proses pengambilan. Setakat ini, Pejabat SPA telah melaksanakan sebanyak 106 sesi lawatan (roving) bagi memastikan setiap peringkat proses pengambilan, iaitu daripada perakuan, ujian, temu duga hingga penyediaan kertas kerja sokongan, dilaksanakan dengan penuh ketelusan dan keteraturan, yang mana kekerapan lawatan / perjumpaan roving kini berkurangan dan lebih bergantung kepada keperluan semasa USPK memandangkan mereka telah menunjukkan peningkatan kemahiran dalam melaksanakan proses-proses serta menunjukkan tahap komitmen yang tinggi.

4. Dari sudut kecekapan pelaksanaan, masih terdapat jurang untuk diperbaiki lagi mengambil kira sumber yang terhad di pihak agensi Kerajaan terutama sekali dari sudut tenaga kerja yang mencukupi dan terlatih. Namun, pelbagai usaha telah diperkenalkan untuk mempercepatkan proses secara berfasa seperti berikut:

i. Pengenalan ciri Smart Screening dan Smart Masterlist dalam sistem PSCR 2.0 bagi menggantikan proses manual semakan ribuan pemohon yang diterima bagi mempermudahkan dan mempercepatkan proses perakuan, dimana ciri Smart Screening ini memberikan panduan maklumat yang perlu disemak mengikut keperluan skim perkhidmatan manakala ciri Smart Masterlist berkeupayaan menjana senarai pemohon lengkap bersama maklumat yang diperlukan secara automatik. Ini menjadikan proses perakuan lebih pantas dan teratur, yang mana penyediaan masterlist di peringkat pertama, secara puratanya mengambil masa 56 hari untuk disiapkan secara manual, kini boleh berkeupayaan menjana senarai pemohon lengkap bersama maklumat yang diperlukan dalam hanya beberapa minit sahaja melalui Smart Screening dan Smart Masterlist.

ii. Pendekatan 2-Step Verification juga diperkenalkan bagi mengurangkan beban semakan manual dan memfokuskan penelitian kepada calon-calon yang telah disenarai pendek untuk ke proses temu duga;

iii. Di samping itu, Kempen Langsung Pengiklanan dilaksanakan untuk mempercepatkan pengeluaran iklan jawatan kosong dengan mengurangkan kebergantungan terhadap pengesahan skim soalan oleh Ketua USPK, bagi mengurangkan backlog permohonan pengiklanan.

iv. Penubuhan Bahagian Sumber Manusia (HR Structure) di setiap Kementerian, yang akan menumpukan tenaga sepenuhnya dalam memberkesankan pengurusan sumber manusia termasuk proses pengambilan. Namun, inisiatif ini memerlukan penelitian terperinci dan tindakan teratur mengambil kira penubuhannya memerlukan tindakan trade off jawatan-jawatan kosong tanpa menjejaskan dengan signifikan keperluan jawatan di masa akan datang.

5. Manakala bagi menjamin integriti dan kesaksamaan dalam proses peralihan ini, proses pengambilan yang dilaksanakan oleh Kementerian kekal berasaskan prinsip merit dan kelayakan selaras dengan garis panduan yang telah ditetapkan oleh SPA. Dalam memastikan keseragaman, keadilan dan kecekapan dalam setiap pengambilan, Pejabat SPA melaksanakan beberapa perkara berikut:

i. Mekanisme jaminan kawalan kualiti (quality control) proses-proses pengambilan, iaitu bagi proses perakuan (shortlisting) dan proses ujian dan bagi penyediaan soalan ujian, sebagai kaedah dalam menyediakan laporan maklum balas, mengenal pasti ketidakpatuhan terhadap garis panduan, serta menilai tahap kepakaran USPK dalam melaksanakan proses pengambilan. Hasil daripada quality control tersebut, telah menunjukkan peningkatan kepakaran yang ketara bagi penyediaan soalan ujian selaras dengan piawaian yang ditetapkan, yang mana secara keseluruhan 60% USPK Kementerian adalah di tahap 'Mencapai' & 'Pakar'; dan

ii. Sebagai halatuju seterusnya, dengan pelaksanaan peralihan peranan ini, Pejabat SPA kini telah mula mengemaskini satu Kerangka Jaminan Kualiti bagi proses pengambilan ke dalam Perkhidmatan Awam (Quality Assurance Framework for Public Service Recruitment Process). Kerangka ini disasarkan untuk beroperasi pada tahun 2026, yang mana Pejabat SPA akan mengukuhkan peranannya sebagai central oversight body bagi pengambilan perkhidmatan awam melalui kaedah pelaksanaan (modus operandi) secara kitaran. Kitaran ini akan merangkumi aktiviti pengauditan dan mekanisme maklum balas yang akan menjadi elemen-elemen penting bagi memastikan pematuhan terhadap piawaian-piawaian proses pengambilan yang telah ditetapkan serta melaksanakan proses pengisian jawatan secara adil dan telus. Kerangka ini akan memastikan piawaian pengambilan perkhidmatan awam terus terpelihara di semua peringkat pelaksana.

6. Secara keseluruhannya, pelaksanaan peralihan peranan ini merangkumi fasa pembelajaran dan penyesuaian skop tugas di setiap Kementerian, dan sebarang cabaran yang timbul adalah dijangka serta diberi perhatian sewajarnya. Dalam masa yang sama, ia turut memberi peluang kepada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam untuk menambahbaik dan mempermudah proses-proses yang sedia ada. Integriti proses pengambilan tetap dipelihara melalui pelbagai langkah kawal selia dan pemantauan bagi memastikan setiap urusan dijalankan secara telus, adil dan saksama. SPA juga akan terus mempelopori kaedah dan pendekatan yang sesuai dan inovatif, termasuk potensi teknologi baru dan Kecerdasan Buatan (AI) bagi menyokong Kementerian-Kementerian dalam memperkukuhkan lagi pelaksanaan proses pengambilan untuk merealisasikan hasil yang disasarkan. Justeru itu, keberkesanan penuh proses ini hanya dapat dinilai dengan lebih tepat selepas ia berjalan sepenuhnya dengan sumber yang bersesuaian dan mencukupi, termasuk dari segi kepakaran, fasiliti dan infrastruktur teknologi dalam tempoh masa yang akan datang.

Sekian saja yang dapat Kaola sampaikan. Terima kasih.